Sri Lanka: Helpdesk per il programma DPC Tsunami Disaster

Lo Tsunami Disaster Program è iniziato subito dopo lo Tsunami del 2004, quando il Dipartimento della Protezione Civile Italiana (DPC) ha iniziato il suo intervento di primo soccorso di emergenza a favore delle vittime dello Tsunami. Sulla base della reazione dei cittadini italiani (che hanno donato nel tempo € 53.368.711,81) il DPC si è occupato della gestione dei fondi, operando direttamente e in collaborazione con diversi organismi attuatori.

In particolare, il programma si componeva di 56 progetti, di cui 34 oggetto di accordi con ONG, 8 con altri enti e organizzazioni e 14 attuati direttamente dal Dipartimento della Protezione Civile.

Al fine di garantire una gestione del programma forte e responsabile, sono stati creati diversi organismi esterni, tra cui il Comitato di Sorveglianza, in cui PuntoSud è stato inserito per garantire lo sviluppo delle procedure, la formazione degli operatori umanitari e per supportare l’audit dei progetti finanziati.

PuntoSud ha operato da settembre 2005 fino al termine della valutazione finale complessiva dell’intera operazione in Sri Lanka, nel 2010.

PuntoSud ha incoraggiato il DPC a standardizzare le proprie procedure in linea con le migliori pratiche in uso all’interno della Commissione Europea, recependo così l’insieme di norme e disposizioni dell’Accordo Quadro di Partenariato della DG ECHO. PuntoSud ha pertanto assicurato al DPC la consulenza e il supporto tecnico necessario per la valutazione delle procedure di gestione, l’elaborazione dei documenti di progetto per la formazione del personale addetto alla gestione del Programma e per la validazione finale dei rendiconti finanziari prodotti dalle partner.

In questo modo, è diventato nel tempo il punto focale per il monitoraggio, il controllo e la chiusura amministrativa del programma complessivo in Sri Lanka. In questo contesto, PuntoSud si è adoperato per assicurare che la corretta e regolare elaborazione delle segnalazioni e delle richieste di modifiche fosse in linea con gli obiettivi e le disposizioni generali del programma.

Un elemento importante del lavoro di PuntoSud è stata la partecipazione al “Gruppo di Auditing” delle relazioni finali presentate dalle agenzie esecutive. Inoltre ha sviluppato un sito web ad hoc del DPC dedicato alla rendicontazione delle attività in Sri Lanka, inclusa tutta la documentazione prodotta dal programma. L’attività del PuntoSud ha comportato anche l’organizzazione e l’archiviazione di tutta la documentazione amministrativa relativa al programma.

Le principali attività di Helpdesk di PuntoSud possono essere così sintetizzate:

• Assistenza online 24 ore su 24;
• Elaborazione del pacchetto procedurale standard del DPC;
• Formazione (in Italia e Sri Lanka) per la corretta gestione delle operazioni finanziate dal DPC;
• Supporto tecnico al personale DPC in Italia e Sri Lanka;
• Supporto assicurato al “Gruppo dei Revisori” preposto a garantire la responsabilità sull’utilizzo dei fondi;
• Monitoraggio di tutti i progetti;
• Sviluppo di strumenti elettronici;
• Consolidamento del sito dedicato al DPC “post-tsunami”;
• Contributo alla pubblicazione del Final Activity Report, il “Final Report Emergency Tsunami Sri Lanka”.

Nell’ambito dell’helpdesk PuntoSud per il Programma Tsunami Disaster, quattro membri del PuntoSud Team hanno ricevuto, nel 2008, la “benemerenza” alla presenza del Presidente della Repubblica Italiana.